Fra la firma del mandato e la licenza in mano passa un periodo che, visto dall’Italia, sembra una scatola nera: si consegnano documenti, si attende, arriva una comunicazione. In realtà quel periodo ha una struttura precisa, fatta di passaggi che dipendono da soggetti diversi e che procedono solo se il precedente si è chiuso. Capirne la sequenza è utile a chiunque stia valutando di aprire società a Dubai, perché consente di distinguere le attese fisiologiche da quelle che segnalano un problema.
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Prima si decide dove, non come
La prima settimana non produce documenti: produce una scelta di giurisdizione. Gli Emirati offrono impianti societari con logiche diverse, e quella scelta condiziona tutto il resto.
Una struttura di tipo mainland consente di operare direttamente sul mercato locale senza le limitazioni di attività proprie di altre forme. Una free zone è pensata per attività rivolte all’estero, con un perimetro operativo definito dal regolamento della zona stessa. Una struttura di tipo offshore serve a detenere partecipazioni e patrimoni, non a operare commercialmente.
Sbagliare qui non si corregge dopo: cambiare giurisdizione significa costituire di nuovo. È la ragione per cui uno studio serio dedica a questa fase un colloquio approfondito sull’attività reale, chi sono i clienti, dove sono, come si incassa, invece di partire dal prodotto più veloce da vendere.
La licenza è un perimetro, non un timbro
Il secondo passaggio riguarda la licenza commerciale, che negli Emirati elenca le attività che la società è autorizzata a svolgere. Non è una dichiarazione generica: è un elenco, e quello che non c’è dentro non si può fare.
La definizione delle attività da inserire è un lavoro tecnico che richiede di leggere il modello di business e tradurlo nelle categorie previste dall’autorità competente. Un’attività dimenticata comporta, più avanti, una modifica della licenza con relativa procedura. Un’attività inserita in eccesso può comportare requisiti aggiuntivi non necessari.
Alcune attività, inoltre, richiedono approvazioni di autorità settoriali oltre a quella che rilascia la licenza. Quando ricorre questo caso i tempi si allungano in modo non prevedibile dal consulente, perché dipendono da un ente terzo con procedure proprie. Sapere in anticipo se la propria attività rientra fra quelle regolamentate evita di impostare il calendario su un’ipotesi ottimistica.
Le pratiche: dove il tempo dipende da altri
Segue la fase propriamente amministrativa, che comprende la riserva della denominazione sociale, le approvazioni preliminari, la predisposizione dei documenti costitutivi, l’indicazione della sede e l’emissione della licenza. A questi si aggiungono, quando previsti, gli adempimenti relativi all’identificazione dei titolari effettivi.
È qui che i tempi smettono di dipendere dal consulente. Ogni autorità ha le proprie code, e la documentazione proveniente dall’Italia può richiedere legalizzazioni o traduzioni che si svolgono in Italia, non negli Emirati. Chi prepara questi documenti prima dell’avvio guadagna settimane; chi li prepara quando vengono richiesti le perde tutte.
Il visto e l’identificazione personale
Con la licenza emessa si apre la parte che riguarda le persone: il visto di residenza collegato alla società, i controlli sanitari previsti, l’emissione dell’Emirates ID. Sono passaggi che seguono un ordine obbligato e che richiedono, in alcuni momenti, la presenza fisica dell’interessato.
Quanto questa presenza sia estesa dipende dalla giurisdizione scelta e dalla struttura societaria. È un’informazione da chiarire all’inizio, perché condiziona l’organizzazione del viaggio e, di riflesso, il calendario complessivo.
Va considerato anche che il visto ottenuto tramite la propria società può essere esteso ai familiari, con procedure e documentazione ulteriori. Se il trasferimento riguarda una famiglia, questi passaggi vanno pianificati insieme e non a valle, perché ciascuno ha i propri tempi e alcuni dipendono dall’avvenuto completamento del visto del titolare.
Il conto bancario chiude la sequenza, e la rallenta
L’apertura del conto corrente societario è l’ultimo passaggio e il meno prevedibile. Le banche emiratine applicano procedure di verifica approfondite: analizzano l’attività dichiarata, la coerenza fra struttura e operatività, l’origine dei fondi, i rapporti commerciali previsti.
Una società costituita correttamente ma con un’attività descritta in modo vago attraversa questa fase con difficoltà. Una società la cui struttura corrisponde a un’operatività reale, documentabile e coerente con la licenza la attraversa in tempi ordinari. È il momento in cui le scelte fatte nella prima settimana mostrano il loro effetto.
Dopo la licenza comincia la gestione
La costituzione non è il traguardo ma l’inizio di un ciclo di adempimenti ricorrenti: contabilità, obblighi dichiarativi previsti dall’ordinamento emiratino, eventuale registrazione ai fini dell’imposta sul valore aggiunto quando ne ricorrono i presupposti, rinnovi periodici della licenza e dei visti, adempimenti in materia di antiriciclaggio.
Questo è il punto che distingue un’assistenza completa da una fornitura di servizi. Prima di firmare il mandato vale quindi la pena chiedere che cosa comprende l’assistenza dopo l’emissione della licenza, e per quanto tempo. Nella fase in cui si guarda soltanto alla costituzione quasi nessuno lo domanda; poi quella risposta si utilizza tutti i mesi, per anni.
